Todo mundo alguma vez já participou de uma reunião longa demais e totalmente inútil. Em alguns casos, os dois elementos se juntam, formando uma perda de tempo colossal. A cultura do excesso de reuniões é, por si só, algo extremamente improdutivo.
Por isso, organizações de sucesso tem o dever de atentar para a realização de reuniões produtivas e eficientes. Reunir a equipe tendo propósitos ajuda as organizações a coletar boas ideias e resolver problemas cotidianos, estimulando diálogo e pró-atividade.
Mas, como todas as coisas complexas da vida, promover reuniões produtivas não é uma tarefa tão fácil. Isso porque, para além da vontade do empreendedor, é preciso que gestores e funcionários colaborem. E nem sempre os diferentes agentes que formam uma empresa têm opiniões convergentes, o que é um desafio para realizar reuniões eficientes.
Por isso, há alguns elementos que podem te ajudar a organizar uma reunião produtiva. Vamos a eles!
Determinar a finalidade da reunião
Os assuntos e pautas a serem resolvidos deve ser previamente estabelecidos, e a reunião não deve fugir do foco determinado;
Programar e administrar o tempo do debate
Planeje o desenrolar da reunião e, se necessário, divida-o em blocos certos para discutir cada pauta específica;
Evitar perder o foco nas discussões
Não deixe que as pautas que devem ser discutidas sejam ignoradas em função de outros assuntos que possam surgir. Intervenha quando for necessário, mas mantenha o foco sempre;
Acompanhar os temas abordados com a ajuda de anotações abertas
Lousas ou projeções podem ajudar muito em reuniões; e é importante (além de útil) anotar de forma aberta os principais pontos discutidos ou levantados, estimulando a memória e a participação dos envolvidos;
Ter pausas planejadas
Não insista em reuniões intermináveis para decidir questões importantes e programe pausas para que os envolvidos possam recuperar as energias e clarear as ideias;
Colabore em 100% com a reunião
A atenção e o foco devem estar em alta durante toda a reunião para que ela seja produtiva; portanto, inicie o debate com comprometimento total em achar uma solução.
Além disso, no livro ‘Como fazer reuniões produtivas’ (NBL, 2001), o escritor Patrick Forsyth, autor de mais de 100 títulos traduzidos em 24 idiomas, sugere que sejam outras ações que devem ser observadas.
Atenção aos horários
Que a reunião tenha um horário de início específico parece óbvio.
No entanto, Patrick Forsyth chama atenção ao período em que o encontro de trabalho deve acontecer. Segundo o autor, uma reunião pouco antes do almoço, por exemplo, pode ser improdutiva porque as pessoas já estarão focadas em seu intervalo.
Quem deve participar
Depois do objetivo da reunião bem definido e a pauta devidamente construída, é hora de pensar nas pessoas que deverão participar do encontro de trabalho.
É fundamental que sejam convocados aqueles colaboradores que têm ligação direta com os assuntos a serem tratados. Essa etapa é muito importante, pois vai garantir que os temas serão tratados com eficiência.
Local da reunião
Além dessas dicas, vale considerar o que tem a ensinar Charlie Hawkins, especialista na área de comunicação interpessoal e presidente da Seahawk Associates.
Ele inclui a escolha do local como dica importante para que a reunião seja produtiva. Para ele, diferentes tipos de reunião se aplicam a diferentes locais, e a dinâmica da conversa pode ser melhor ou pior dependendo do ambiente.
Quer mais dicas sobre como ser mais produtivo em seu negócio? Acompanhe nosso blog e nossas redes sociais.
